Un challenge entre les unités du site

A l’occasion de la journée internationale des archives le 9 juin 2026, le CNRS Pouchet organise une journée spéciale « clean up ». Ce jour-ci trier, ranger et organiser seront les maîtres-mots, mais comment s’organiser dans cette opération ?

Comprendre et mesurer son impact

Tout ce qui est enregistré sur votre ordinateur consomme de la mémoire et de la puissance et peut donc le ralentir, en particulier si ces fichiers sont enregistrés sur votre bureau. Trier, ranger et supprimer permet à votre ordinateur de libérer de l’espace et de prolonger son espérance de vie ; un ordinateur émet 156 kg de CO2 sur l’ensemble de son cycle de vie, dont 103 kg rien que pour sa fabrication.

De la même façon, ce qui est enregistré sur le cloud n’est pas immatériel : les données sont stockées dans des data centers, qui sont énergivores. À l’échelle internationale, les data centers représentent 2% des émissions de gaz à effet de serre, soit autant que le transport aérien.

Le bilan carbone d’un e-mail est assez faible :

• 1 e-mail avec pièce jointe : 35g CO2eq /unité
• 1 e-mail sans pièce jointe : 4g CO2eq / unité

Cependant, c’est la multiplicité qui pèse, il y a 319,6 milliards d’e-mails envoyés chaque jour.

Les spams correspondent à 85% du volume d’e-mails envoyés, c’est 62 trillions de spams par an, soit l’équivalent en gaz à effet de serre de trois millions de voitures.

Mesurer son impact

Sur votre boîte mail :

Pour connaître la taille actuelle de votre boîte de réception, reportez-vous à l’information disponible dans vos Paramètres, via votre ordinateur. Notez-les bien pour pouvoir mesurer l’impact de votre nettoyage et pouvoir partager votre effort plus tard.

• Pour trouver cette information sur Zimbra : en haut à droite vous trouverez l’adresse mail ainsi qu’une jauge de l’espace utilisé : placer le curseur dessus. Une info bulle vous indique le taux d’utilisation (en Mo ou Go) ainsi que la capacité maximum de stockage.

• Pour trouver cette information sur Outlook : cliquez sur “Fichier”, puis “Outils”, le stockage utilisé est affiché

Sur votre ordinateur :

• Si vous êtes sur Windows : allez dans le menu “Démarrer” > “Paramètres” > “Système” > “Stockage”. Une liste vous présente l’utilisation de votre espace de stockage par catégorie de fichier.

• Si vous êtes sur Apple : allez dans le menu “Pomme” > “A propos” > “Stockage”. Un diagramme vous présente l’utilisation de votre espace de stockage par type de fichier.

Vous pouvez aussi utiliser le logiciel Archifiltre, ce logiciel vous permet de visualiser des arborescences, identifier des redondances et enrichir les métadonnées. Pour cela, glissez déposer votre répertoire dans le logiciel et vous aurez un rapport détaillé en quelques instants.

Sur le cloud :

En bas à gauche de votre écran, juste au-dessus des paramètres, le stockage utilisé est affiché.

Passer à l’action

Une fois que vous aurez noté toutes ces données, vous pourrez passer au tri de vos boîtes mails et de vos espaces de travail. Deux fiches pratiques vous seront transmises et resteront disponibles à la demande auprès de votre correspondant archives.

Ces fiches pratiques seront détaillées et illustrées pour vous accompagner pas à pas dans ce projet, l’une se concentrera sur les boîtes mails, l’autre sur les ordinateurs et le drive.

Une fois ce travail fait, il sera l’heure de révéler le poids total effacé, pour cela remesurez la taille de vos boîtes mails, serveurs et stockages d’ordinateurs et faites la différence avec votre mesure initiale.

Reportez ce nombre à votre correspondant archives, qui tiendra les comptes pour votre unité.

À vos marques ? Prêts ? Archivez !

Connaîssez-vous votre correspondant archives ?

Cessp : Maud Gelly

CIS : Ouafa Rahmani, Céline Vaslin et Francesca Musiani

Cresppa : Christine Daussin et Arabelle Baudette

CRM : Doriane Hare

Gemass : Christelle Germain et Georgie Milard

Item : Elifsu Sabuncu

SFL : Sarra El Ayari